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让word实现自动化操作的秘密武器http://www.iyit.net 日期：2006-10-13 10:45:02 来源： 点击： |
现今社会的人们无论是工作还是生活都讲求一种高速度、高效率的原则，特别是对办公一族来说，过于繁琐的操作必将影响速度和效率的提高，而自动化的出现将操作简便化，这样就会自然而然地提高了工作效率。同样我们在编辑word文档的时候，有效地利用word中的自动化工具：“自动图文集”、“自动更正”、“自动完成”、“自动套用格式”，就会使文档的编辑变得更加得心应手。今天我们就来揭示一下word中自动图文集的使用方法与技巧： 在一个word文档中，可能有很多地方都要用到相同的短语、句子或者籼绻看斡龅秸庑┫嗤亩逃铩⒕渥踊蛘呒籼家淙牖虿迦氲幕埃票鼐突嵩黾恿舜罅康闹馗垂ぷ鳌d敲丛谡庵智榭鱿拢颐蔷涂梢岳脀ord中的自动图文集功能，用很简单的字符代表短语、句子或者剪贴画。在需要键入或插入这些短语、句子或者剪贴画的时候，只需要键入它们的代表符号即可完成上面的操作，从而就减轻了很大的工作量。 下面我们就以一个小实例来了解一下自动图文集的应用方法 例如：如果我们在文章中要多次输入“中国电脑教育报”这一行字，那么怎样才能避免重复操作呢？ 解决思路：使用word的自动图文集功能，用一个简单的字“电”来代表“中国电脑教育报”这一行字，以后只要键入“电”字，然后按f3键，word就会自动地将整行文字拼写出来了。 具体的实现过程如下： 第一步：自动图文集的增加 首先打开word，然后键入“中国电脑教育报”这一行字并选取它们。接着单击菜单栏中的“插入→自动图文集→新建”命令或者按快捷键alt+f3，打开“创建自动图文集”对话框。这时我们可以从对话框内看到显示的反白文字，如图所示。接着我们在对话框内键入“电”字，这样就用“电”字代表了“中国电脑教育报”这几个文字了 。 提示：如果我们在word中输入并选取的文字较多的话，那么在“创建自动图文集”对话框只显示对话框所能容纳的范围内的文字。 第二步：自动图文集的使用 自动图文集设置完成后，在word工作区中将插入点移到要插入自动图文集处，然后键入自动图文集的名称。在这里我们使用上面设置的“电”字，接着按f3键，这样自动图文集所代表的短语或者句子就会出现了。 如果我们使用英文字母作为图文集名称的话，word不能区分英文字母大小写。单击自动图文集工具栏最前面的“自动图文集”按钮，就会打开自动图文集的设置对话框。选中某一个自动图文集词条，就会在对话框中的“预览”处显示目前所选自动图文集所代表的文字。如果忘了自动图文集的名称，打开此对话框找到相应的图文集名称即可。 第三步：利用图文集存储表格 自动图文集除了可以储存文字外，最能节省时间的地方就在于可以储存表格、剪贴画。实现的方法与上面讲述的方法相同。输入表格或者插入剪贴画后，选中它们，然后为它们设置成一个自动图文集，这样在实际使用时就可以用简短的字来代替它们了。 通过上面的一系列操作方法的讲解，我想大家一定熟悉了“自动图文集”功能。下期我们还会继续揭示其他自动化武器的使用方法与技巧。 本新闻共2页,当前在第1页 1 2 编辑： [发送给好友] [打印本页] [关闭窗口] [返回顶部] 上一篇：office2003实现pdf文件转word文档 下一篇：word文档页面方向的横纵混排 转载请注明来源：www.iyit.net 特别声明： 本站除部分特别声明禁止转载的专稿外的其他文章可以自由转载，但请务必注明出处和原始作者。文章版权归文章原始作者所有。对于被本站转载文章的个人和网站，我们表示深深的谢意。如果本站转载的文章有版权问题请联系编辑人员，我们尽快予以更正。 |
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